Afgelopen najaar introduceerde Stichting BKR ‘werkbakjes’ voor Vindplaats van Schulden (VPS). Vaste-lastenpartners zijn verplicht om gemeenten te informeren over (beginnende) betalingsachterstanden en dat kan via VPS. BKR werkt voortdurend aan verbetering van haar producten en met de nieuwe werkbakjes ontstaat in VPS meer overzicht, zodat efficiënter en zorgvuldiger gewerkt kan worden.
De signalen van betalingsachterstanden die een gemeente via Vindplaats van Schulden van vaste lastenpartners binnenkrijgt, zijn grofweg te splitsen in twee onderdelen. Falk-Jan Hurenkamp, product owner VPS van BKR: “Allereerst de minder urgente zaken, die de gemeente over het algemeen afdoet met het sturen van een e-mail of brief. Daarnaast de meer urgente zaken zoals meervoudige signalen of hoge bedragen of specifieke criteria vanuit de gemeente. Deze urgente signalen worden door veel gemeenten opgevolgd door een huisbezoek. Op basis van criteria worden bepaalde acties ondernomen. Gemeenten willen zo efficiënt mogelijk met de tijd omgaan door de minder urgente zaken snel weg te werken en stevig in te zetten op zaken die dringender zijn.”
Door met zogenoemde werkbakjes te werken, worden de binnenkomende signalen van betalingsachterstanden op basis van criteria – het afwegingskader - direct gesorteerd en verbonden aan een actie. Het afwegingskader kan door de gemeente zelf ingericht worden. Hurenkamp: “Er is een standaardinstelling, maar sommige gemeenten willen bijvoorbeeld meer aandacht besteden aan jongeren. Daar kun je een apart werkbakje voor inrichten op basis van bijbehorende criteria en specifiek actie.” De werkbakjes zijn in november 2023 gereed en veel gemeenten zijn momenteel bezig met de verdere inrichting van de werkbakjes en afwegingskader. “Het is geen verplichting om met de werkbakjes te werken, maar het is bedoeld om het gemeenten makkelijker te maken. We assisteren actief met de inrichting van het afwegingskader.”
In de praktijk
Wopkje Goedhart is consulent Vroegsignalering Schulden bij de gemeente Woerden. Het team in de gemeente werkt ruim drie jaar met VPS en sinds eind vorig jaar met deze nieuwe functionaliteit. “We hebben verschillende doelgroepen die we op verschillende manieren benaderen. We bellen, sturen brieven of gaan op huisbezoek. Op een gegeven moment wilden we de doelgroepen uitbreiden, inclusief daaraan verbonden acties. Jongeren willen we altijd bellen. Maar we misten daarin het overzicht, want er waren de dossiers en de grote lijst met enkelvoudige meldingen. We gingen werken met aparte lijstjes en Excel-bestanden, maar dat werd tamelijk onoverzichtelijk. We moesten de jongeren bij wijze van spreken handmatig selecteren, kopiëren en plakken in aparte lijstjes. Niet handig.”
Met de introductie van werkbakjes en behandelpaden gaat dat een stuk eenvoudiger. Goedhart: “Je kunt zelf de criteria instellen om zo te bepalen wat in welk bakje komt. Dat is heel simpel een kwestie van invullen in het systeem. Je kunt ook bakjes nieuwe namen geven, we hebben een bakje ‘jongeren’ die we allemaal gaan bellen. Het werkt heel makkelijk, de werkbakjes zijn eenvoudig zelf aan te passen. De werkwijze is niet veranderd, maar we hebben wel meer overzicht en structuur. We hebben geen extra lijstjes buiten VPS meer. De criteria en opvolgende behandeling zijn gewoon helder, we hoeven niet extra te checken. De werkbakjes maken het ook makkelijker om taken te verdelen binnen het team.”
